Коучинг в управлении проектами

В 2 дня (25 и 26 февраля 2021) в Омске прошёл онлайн форум для предпринимателей «Я в деле».

В его рамках опытные эксперты поделились с участниками лучшими Российскими и международными практиками управления проектами.

Для какого бизнеса целесообразно проектное управление? Как ничего не упустить, реализуя проект по выведению нового продукта на рынок? Как выбрать наиболее подходящие для вас инструменты управления проектами? На эти и другие вопросы отвечали спикеры форума.

Спикерами выступали: Артём Затолокин (основатель «Сreative work hub», креативный продюсер, эксперт в области обучения и развития), Игорь Семакин (основатель и руководитель учебного центра «Перекрёсток»), Наталья Грушко (кандидат психологических наук, доцент кафедры соц. психологии ОмГУ им. Ф.М. Достоевского, бизнес-тренер) и многие другие.

Наряду с ними своими знаниями и практическим опытом поделилась и Оксана Клименко - управляющий партнер Key&Key Group, коуч уровня РСС по стандартам ICF, профессиональный психолог, бизнес-тренер и эксперт по системной оценке бизнеса, выступив с темой: «Коучинг в управлении проектами».

Специально для наших читателей мы приводим краткую выжимку из выступления Оксаны.

«Чем бы вы ни усиливали проект – это должно быть направлено на получение главного результата бизнеса – прибыли.

«Грамотно управляя своим бизнесом – покори космос» – таков слоган форума.

Если посмотреть с точки зрения малого и среднего бизнеса, в чём здесь главный вызов?

1. Грамотно – это как?
Малый, а часто и микробизнес – это человек-оркестр, когда весь функционал проекта (от создания продукта до реализации) лежит на нескольких людях, которые обязаны обладать уникальным мышлением – могут системно видеть задачу и оперативно ориентироваться в непредвиденных ситуациях. Много у вас таких сотрудников? Думаю, что нет.

2. Управлять – что такое управляемость?
В нашем городе много бизнесов, сформированных в 90-х. Для них, например, управлять – распоряжаться финансовым потоком, часто без опоры на разумные основания. Управление порой подменяется термином «владеть». Как вы понимаете, насколько  управляете бизнесом? Насколько это про управление, а не просто про владение?

Мы видим 2 ключевых зоны внимания: люди и точки приложения ваших усилий.

«Не важно, насколько хороша ваша команда или как эффективна методология, если вы не решаете правильную проблему, то проект провалится» (Woody Williams)

Коучинговый подход в работе над проектами наилучший способ определить «правильную проблему», потому что основан на исследовании, а не экспертности. 

Из нашего опыта мы наблюдаем 3 системные проблемы в МСБ:

Первая - Start-up.

Я (мы) такие классные и продукт классный, а давайте бизнес замутим – вот смотрите скольким людям это нужно.

Любой старт-ап - это проект. Неважно, что вы продвигаете, помимо продукта вы должны хорошо знать и понимать себя, а именно увидеть себя через призму проекта.

Если умеете применять коучинговый подход, такие вопросы вы зададите себе в первую очередь. Если нет этого навыка, то с важными задачами поможет поддержка профессионального коуча.

Например, популярно убеждение – «кто, если ни я», "мои сотрудники безрукие, безногие всё приходится делать самому". Тут либо проблемы с доверием и делегированием, либо неготовность брать на работу умных и рукастых (финансовая или моральная). Ведь сколько бы многие ни цитировали Джобса, очень мало руководителей нанимает сотрудников умнее себя самих.

Коучинг в управлении проектом на этапе старт-ап это:

• Чёткая формулировка значимых целей проекта;
• Расстановка приоритетов и исследование имеющихся и недостающих ресурсов с учётом понимания своих сильных сторон как проект-менеджера;
• Определение бюджета проекта не только финансового, но и временного – составление карты проекта;
• Изменение мышления: наёмного менеджера на наймодателя, потребителя на предпринимателя, фрилансера на бизнесмена.

С помощью инструментов коучинга можно понять «рамки» проекта, следовательно, уже на начальном этапе сделать его управляемым.

Второе - Маштабирование.

Посмотрим на МСБ со сроком 3+ лет – бизнес доказал свою устойчивость и медленно, но стабильно растёт. Если вы амбициозны, встанет вопрос о масштабировании.

Задача влечёт за собой 3 аспекта:

1. Регулярный системный подбор персонала.

Главный вопрос стоит уже не в подборе только функционала, а нахождении людей, которым я смогу доверять, к которым готов прислушиваться.

С одной стороны предприниматели хотят видеть в своём бизнесе самостоятельных, ответственных, инициативных сотрудников. С другой - не всегда готовы прислушиваться к их мнению, а подчас и не спрашивают, считая, что, например, продавец, кладовщик или экспедитор не могут быть им партнёрами в принятии решений. И ресурс, который есть в людях, не используется на полную.

Как нанять тех самых? Научиться слушать: слышать не только то, что люди умеют делать и что написано в резюме, а уметь строить диалоги при подборе персонала, позволяющие понять какие недостающие вам качества в команду может привнести этот сотрудник.

2. Формирование проектной команды.

"На кого я могу опереться?" - главный вопрос, когда бизнес начинает расти.

Самый частый ответ – ни на кого. В лучшем случае 1-2 человека, с которыми советуется управленец при принятии важного решения, которое затем принимает единолично.

Знаете, какой аргумент мы чаще всего слышим? «Я плачу своими деньгами за свои ошибки».
А ошибки команды не готов оплачивать? Это история: не получилось – я себя простил, получилось – я снова молодец!

Если вы не разделяете такой единоличный подход к принятию решений, командный коучинг может стать хорошей опорой при формировании проектной группы.

Он позволяет:

1. Услышать, что думает команда о проекте, и думает ли она о нём вообще.
Самым лучший инструмент нематериальной мотивации - вовлечение сотрудников в создание финансовых результатов.

2. Понять на каком уровне команда взаимодействует.
Возможно, вы слышали о бирюзовых организациях - самый проявленный уровень спиральной динамики в отношениях и бизнес-процессах.

Например, когда сотрудники стали говорить о том, что проблема в сертификации продукции и системном браке, который допускает производство по причине «опаздывания» обновлённой тех. документации, стало понятно, что сформировавшийся дефицит бюджета уходит корнями в отсутствие реальных орг взаимодействий. На бумаге есть орг структура и функционал, но он абсолютно не соответствует реалиям и потребностям компании. Вывод - бесполезно привлекать финансирование, пока не решён этот вопрос.

3. Услышать скрытые конфликты интересов.
Когда в компании грядут перемены, скрытые конфликты становятся явными в самое неподходящее время. Внедрение автоматизации влечёт «вымывание» недобросовестного персонала, который либо открыто ворует, либо попустительствует халатности исполнителей – такие руководители будут откровенно саботировать ваши решения и это сопротивление можно выявить уже на этапе обсуждения и принять меры.

Ведь, например, большинство систем оптимизации, в том числе знаменитые ERP дают экономический эффект порядка 30% просто потому что люди начинают добросовестно и качественно выполнять свои обязанности.

3. Мы сами часть большого проекта.

Проектное управление в крупных корпорациях набирает обороты, всё больше становится качественных субподрядчиков.

Оборонная промышленность с удовольствием закупает «мелочёвку» узкоспециализированного характера у региональных производителей.

Или команда SEO специалистов выводит на рынок продукт, для которого не нужен в компании-производителе штат маркетологов и программистов.

Или вы производите уникальные эфирные масла, которые идут в состав массового бюджетного продукта, и производителю никогда не будет выгодно делать его самому. И здесь вы не просто продавец готового изделия – вы часть большого проекта и можете применять коучинговое взаимодействие и со своим заказчиком.

К чему это ведёт?
К определению ключевых критериев заказа: чем менее измерим продукт – особенно услуги, информационные продукты – тем важнее сверка.

Правильно ли я вас поняла, что наилучшим результатом встречи будет определение вектора развития компании на 3 года, со стартом годового бюджета в 2 млн.руб, ежегодного роста рентабельности на 1%, при сохранении текущей численности персонала? – так может звучать сверка на командной сессии как вариант.

Мы сами как потребители регулярно сталкиваемся с тем, что крайне трудно заключить с компанией договор на аутсорсинг, потому что никто не задаёт простой вопрос: «Что вы хотите как наилучший результат нашего сотрудничества?»

Даже если человек приходит в магазин за краской для забора - грамотный продавец, используя умение правильно задавать вопросы, обязательно спросит его о деталях, чтобы покупатель остался доволен не только обслуживанием, но главное - захотел вернуться.

Третье - Средний бизнес.

Если вы уже не старт-ап и успешно растёте, то, как и положено по Адизесу, столкнётесь с кризисом роста, когда обнаружится точечная проблема, которая тянет за собой весь бизнес. Чаще всего это проявляется в среднем бизнесе, когда на начальном этапе недоработки нивелировались харизмой руководителя или маржой.

Самая распространенная задача: систематизация. Обычно здесь впервые у собственников возникает ощущение потери управляемости. Появляются запросы на обеспечение прозрачности для принятия обоснованных управленческих решений.

Здесь речь идёт чаще всего о комплексных системных решениях, когда применяются различные инструменты.

Чем может помочь коучинг?

1. Индивидуальная работа с руководителем.

Самое высокое эмоциональное выгорание мы наблюдаем именно в МСБ, поскольку здесь и высокий уровень ответственности и многие процессы и решения замкнуты на 1 лицо.

У руководителя должно быть пространство для создания своего видения ситуации, «очищенного» от инфо шума и операционных пожаров. Коуч становится зеркалом для «разбора полётов» с самим собой. Это не самобичевание, а исследование и осознание того, что происходит с лидером и его командой.

У собственников быстрорастущих бизнесов много запросов на развитие личностных компетенций, ведь чтобы войти в мир больших проектов и больших денег сегодня важно уметь многое.

Чтобы всему этому научиться руководитель должен организовать своё развитие так, чтобы в его графике было этому место.

2. Самостоятельное формирование под каждое изменение проектной группы и фасилитация процесса изменений.

Обладая коучинговым подходом, собственник может сделать это самостоятельно. И привлекать внешнего коуча только на период проведения стратегических сессий.

Второй вариант привлекать соответствующего специалиста, с помощью которого:

1. Проведёте «сборку» проектной команды и составите дорожную карту планируемых изменений;

2. Сможете поддержать индивидуально тех участников, которым необходимо «вырасти» в каких-то компетенциях, часто прямое указание на ошибки даёт обратный эффект – талантливые сотрудники покидают компанию не в состоянии «пережить» свою неценность в моменте. Коучинг помогает им оставаться не только продуктивными, но и меняться под запрос команды.

Иногда человек очень привержен компании, но, например, проседает как переговорщик, тогда коуч помогает осознать, в каком направлении необходимо развиваться, чтобы нужные навыки или качества характера проявились или сгладились.

3. Перестанете спускать все задачи сверху. Добьётесь их создания самой проектной группой. И, как следствие, повысите уровень ответственности и мотивации достижения.

Главная задача, которую решает коучинг – разделение процессного и проектного управления. Это позволяет проводить нужные изменения более эффективно, и они не «перемешиваются», а параллелятся с основной операционной деятельностью.

Коучинг стимулирует осознание в каждом из этих трёх полей:

• Лидер начинает больше понимать про себя и свою команду и избавляется от иллюзий, мешающих достигать высоких финансовых результатов
• Появляется понимание, в каких ловушках мышления застревает сегодня команда и как это изменить на продуктивность и рост
• Создаются проектные решения, в которых учитываются не только финансовые и технологические ресурсы, но также есть бюджеты времени и человеческого капитала.

Коучинг ни технология, ни инструмент – это мета-навык, который помогает сегодня в условиях полной неопределённости оставаться успешными, эмоционально компетентными лидерами, способствующему эволюции других через постоянный собственный рост и развитие осознанности.»

Приглашаем вас принять участия в наших мероприятиях и обучениях. Чтобы посмотреть актуальное расписание, переходите по ссылке.

Читайте другие полезные статьи от Key&Key здесь.