Обычно по вертикальной оси оценивают «Важность задачи», а по горизонтальной — «Срочность». В результате, например, в квадрате «A» оказываются самые важные и срочные задачи (дела №1), а в квадрате «D» — те, что можно без проблем отложить.
Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который сказал:
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Широко известна техника стала после рассказа о ней американским бизнес-тренером Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Чем хороша техника матрицы Эйзенхауэра?
1. Простота.2. Быстрые результаты. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, процесс занимает не более 2–3 минут.
3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, учебе, бизнесе и т. д.
4. Подходит для любых горизонтов планирования. Можно сортировать дела на день, неделю, месяц, год.
5. Простое определение правильной стратегии. Например, если в списке дел преобладают задачи из квадрата «B» и вы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то шансы на достижение главных целей заметно возрастают.
Как это работает?
Чтобы понять, в какой квадрат матрицы поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.Важная задача направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).
Иногда советуют определять важность с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Но необходимость ещё не говорит о важности. Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в жизни.
Срочная задача — задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
• Она потеряет актуальность;
• Возникнут проблемы и неприятности;
• Вы упустите благоприятную возможность.
Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — не срочная задача, если до экзамена еще 4 месяца, и срочная, если он уже на этой неделе.
Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить их список. Это может быть список на день, неделю или всех текущих дел вообще.
Если вы только начинаете работать с матрицей, можно задавать к каждой задаче следующие вопросы:
1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли её отложить?
Ответив на оба вопроса, поместите дело в соответствующий квадрат.
Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную. В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.
Трактовка квадратов матрицы.
Каждый квадрат играет особую роль в нашей жизни.
Квадрат «A» (важно — срочно)- авральный квадрат, квадрат результата.
Сюда попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП, авралы, проблемы со здоровьем и в семье, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и т.д. Те задачи, несвоевременное выполнение которых может негативно повлиять на достижение целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.
Это самый приоритетный, но и самый проблемный квадрат. Потому что срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Многие задачи здесь зачастую сводятся к «тушению пожаров», и нет ничего удивительного в том, что постоянное выполнение дел преимущественно из квадрата «А» обычно сопровождается стрессом и может привести к выгоранию.
Эти дела лучше выполнять незамедлительно. Их можно и делегировать, но с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте работу. А в идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные случаи (форс-мажоры и благоприятные возможности).
Квадрат B (важно — не срочно) - стратегический квадрат, квадрат благополучия, потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д. Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему.
Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если хотим выучить иностранный язык, нужно выделить хотя бы 1 час на ежедневные занятия и встроить его в расписание. При планировании таких задач можно использовать методики тайм-менеджмента: SMART, декомпозицию, группировку и т. д.
Хотя дела из квадрата «B» не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Без их выполнения редко удается повысить качество жизни. Плюс дела из квадрата «A» — это зачастую вовремя не выполненные задачи квадрата «B». Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь придется срочно искать программистов и исправлять ошибки в авральном режиме.
Квадрат C (не важно — срочно) - квадрат иллюзий, суеты, помех.
Сюда попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.
Основная проблема - эти дела легко перепутать с «A». Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это не так. Квадрат «C» создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает жизнь.
Задачи здесь обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, поддержания качества жизни, сохранения социальных связей и т. д. Однако время, потраченное на них, вы отнимаете у ваших целей. Например, вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Вы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на ненужном совещании. Т.е. задачи «C» — помехи, отвлекающие от важных вещей.
Поэтому время, потраченное на дела из квадрата «C», следует сводить к минимуму. Это можно сделать через:
• Делегирование задач;
• Автоматизацию.
• Оптимизацию;
• Умение говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у вас время.
Полностью избавиться от дел из квадрата «C» вряд ли получится, но напоминайте себе о низкой важности этих задач и старайтесь не тратить на них слишком много времени.
Квадрат D (не важно — не срочно)- мусорная корзина, квадрат растрат, разрушения.
В квадрат «D» попадают малозначительные и необязательные, а иногда и вредные задачи. Здесь мелкие бытовые дела, развлечения, спонтанные желания.
Они почти никак не влияют на цели и ценности, не меняют жизнь и не требуют незамедлительных действий. Однако обычно самые легкие и приятные в списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с них, тратя самые продуктивные часы практически впустую.
Дела из квадрата «D» лучше выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу). Но многие в нём являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы для восстановления. Их нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.
Где создать матрицу Эйзенхауэра?
1. Бумага. Чертим табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.
2. Канбан - размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще 2 поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».
3. Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
4. Приложения для смартфона. Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do. iPhone: Focus Matrix, Improve My Life, Taskman.
Основные стратегии матрицы
Единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты имеют рекомендательный характер и просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек, исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.
1. Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Начинаем с самых важных и срочных дел (А), затем переходим к срочным, но не важным делам (С), а уже потом — к остальным. Подходит для тех случаев, когда вы «тонете» в делах и не знаете, за что хвататься. Главный недостаток - вы приступаете к задачам «B», когда уже порядком устали. Иногда на них и вовсе не остается времени и сил.
2. Стратегия «Сначала плати себе». Суть - жесткое планирование времени на важные задачи из квадрата «B». Остальные выполняются в окнах между «несдвигаемыми часами».
3. Стратегия «Гибкий подход». Выбор задачи, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор будет зависеть от её приоритета и от текущего контекста. Стратегия подходит для любых ситуаций. Недостаток - постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения.
Что упростит работу?
1. В самом начале можно держать под рукой список главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.
2. Если у вас есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, работа строго с 8–00 до 17–00), заведите 2 отдельных матрицы. Если грань не очевидна, то все дела удобнее держать в одном месте.
3. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые приходится выполнять регулярно (платежи, тренировки и т. д.). Не придется каждый раз заново распределять их между квадратами.
4. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата «D» можно не маркировать.
Надеемся, матрица будет полезна для вас, но помните, любой инструмент не совершенен.
Все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А те, что связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Но они обычно самые сложные и неприятные в списке. Если фокусироваться исключительно на них, нередко можно стать жертвой прокрастинации или выгорания. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность.
Используйте метод с умом. Планируйте и достигайте!
Приглашаем вас принять участия в наших мероприятиях и обучениях. Чтобы посмотреть актуальное расписание, переходите по ссылке.
Читайте другие полезные статьи от Key&Key здесь.
